Villa Pardoes behandelt alle persoonsgegevens die we van jou verwerken, met zorg. Als het gaat om privacy, ligt bij ons de focus op oprechtheid, persoonlijke aandacht, transparantie en verwerken wij gegevens altijd met het oog op de toekomst van de Villa. Dit zodat wij als goededoelenorganisatie ook in de toekomst zo veel mogelijk gezinnen kunnen verblijden met een onvergetelijke week Villa Pardoes.

Wij verzamelen verschillende persoonsgegevens van jou voor verschillende doeleinden. Deze staan hieronder per onderdeel van de website voor je vermeld. We verwerken deze gegevens onder de grondslag overeenkomst en gerechtvaardigd belang. Daarnaast bewaren we deze gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we je gegevens gebruiken.

Aanmelding gastgezin:

Gegevens

Doeleinden

NAW-gegevens Contactgegevens Geboortedata Geslacht

Om objectief te kunnen beoordelen of je als gezin in aanmerking komt voor een vakantieweek Villa Pardoes. Om contact te houden over het advies van de Medische Commissie. Om voorafgaand aan het verblijf en tijdens het verblijf contact te hebben met jou als gezin over de planning van het verblijf en over mogelijke activiteiten. Om voorbereidingen te treffen voor specifieke wensen (zoals dieetwensen of aanwezige faciliteiten). Om jou als gast op een persoonlijke manier tijdens hun verblijf te kunnen benaderen (bijvoorbeeld door het themahuisje aan te passen aan het zieke kind en de samenstelling van het gezin, door rekening te houden met de wens of gezinnen niet met andere kinderen van hetzelfde ziektebeeld willen verblijven, door je te verassen op je verjaardag).

Toestemming:
Gezondheidsgegevens - Medische gegevens (hoofddiagnose) - Verblijfsgegevens (vervoer) - Aanvullende gegevens (schoolverzuim) - Zorggegevens (zuurstofafhankelijk) - Allergieën

Tijdens de aanmeldingsprocedure kan er gevraagd worden om toestemming voor het opvragen van medische gegevens bij de medisch specialist van je zoon en of/dochter. Deze toestemming kun je altijd weer intrekken: neem hiervoor contact op met de Privacy Medewerker (zie contactgegevens onderaan).

Wij bewaren deze gegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we je gegevens gebruiken. Indien er toestemming is gegeven, bewaren we de gezondheidsgegevens voor 1 jaar voor statistische redenen. De overige gegevens blijven bij ons in het relatiebestand staan. Helaas kunnen we maar 1 week Villa Pardoes aanbieden per gezin en hebben we deze gegevens nodig als controlemiddel (ook wanneer een negatief advies van de Medische Commissie is gegeven).

Webshop
NAW-gegevens Contactgegevens	Om je aankoop te bezorgen. Om contact met je op te nemen, mochten er vragen zijn over de aankoop.

Nieuwsbrief
Naam Contactgegevens	Om je op de hoogte te houden van activiteiten die zich in en rondom Villa Pardoes afspelen.

Wachtlijst Vrijwilligers

Naam Contactgegevens Sollicitatiegegevens (Gespreksgegevens) Geboortedatum

Om contact met je op te nemen over de aanmelding en de mogelijkheid om Vrijwilligerswerk bij Villa Pardoes te komen verrichten. Wanneer je kan beginnen als Vrijwilliger worden deze gegevens ook gebruikt om inwerktraject zo objectief mogelijk te laten verlopen. Met ons Vrijwilligersbeleid richten wij ons op diversiteit op de werkvloer. Wij vragen deze gegevens dus ook op om jou beter te leren kennen.

Contactformulier
Naam Contactgegevens	Om contact met je op te nemen over de zaak waarom je ons benaderd hebt.

Donatieformulier
NAW-gegevens Contactgegevens Financiële gegevens	Om je donatie te incasseren. Om je persoonlijk te kunnen bedanken voor jouw donatie. Om je persoonlijk betrokken te houden bij Villa Pardoes door je te informeren en/of uit te nodigen voor Villa Pardoes gerelateerde zaken.

Wij zorgen ervoor dat beveiliging van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, is gewaarborgd. Door middel van technische maatregelen, zoals passende ICT-beveiliging, en door middel van organisatorische maatregelen garanderen we dit. Door de laatst genoemde maatregelen zorgen wij ervoor dat geen ongeautoriseerde derden toegang hebben tot jouw gegevens. Dit houdt ook in dat alle medewerkers van Villa Pardoes een geheimhoudingsplicht hebben. Mocht er toch een inbreuk in onze beveiliging voorkomen, dan zullen wij handelen volgens onze datalekprocedure die is opgesteld conform de AVG. Wij zullen binnen 72 uur beoordelen welke mogelijke gevolgen er voor jou zijn ontstaan en indien van toepassing je hierover informeren.

Villa Pardoes werkt samen met andere partijen om te zorgen voor een goede verwerking van jouw persoonsgegevens. Afhankelijk voor welke doeleinden je gegevens aan ons hebt verstrekt, worden deze gedeeld met de mogelijke volgende partijen:

• ATSC: de beheerder van de webshop.

• Acuity: de administrator van het relatiesysteem Salesforce.

• De Efteling: beheerder van het IT-netwerk.

• LiveWall: de beheerder van de website en Villa Pardoes app.

• Mailchimp: beheerder van het systeem dat het sturen van nieuwsbrieven vergemakkelijkt.

• Salesforce: beheerder van het relatiesysteem.

• Zoutewelle Accountants: beheerder van de financiële administratie.

Voor het verkrijgen en bewaren van bepaalde gegevens werken we met verschillende applicaties. Om je privacy te waarborgen, zijn deze applicaties aan strenge regels gebonden. De meeste gegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. Voor de gegevens die buiten de EER worden opgeslagen, werken we uitsluitend met partijen die volgens de Europese regels voldoende bescherming bieden. Voor een aantal landen is dit vastgesteld, bijvoorbeeld voor Amerikaanse partijen die onder het “Privacy Shield” vallen.

Vanuit de Europese privacywetgeving – de AVG – heb jij privacyrechten waar wij als Villa Pardoes gehoor aan geven. Het gaat hier om het recht op inzage, rectificatie, vergetelheid, beperking en bezwaar. Wanneer je een verzoek in wilt dienen, neem dan gerust contact op met onze Privacy Medewerker die samen met jou het verzoek afhandelt. Zie hiervoor de contactgegevens onderaan deze privacy verklaring.

Wij maken op onze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door je browser op de harde schrijf van je computer wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. Wij maken gebruik van Google Analytics, een tool om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. En de Facebook pixel wordt geplaatst tijdens je bezoek aan onze website. Achter deze pixel zit een stukje code verstopt. Als jij de website bezoekt, geeft deze pixel door aan Facebook -en het bedrijf dat de pixel geplaatst heeft- dat jij er bent. Het bedrijf kan deze informatie gebruiken om bijvoorbeeld iedereen die in de laatste 24 uur haar website bezocht heeft, een bepaalde advertentie te sturen.

De verantwoordelijke voor het verwerken van jouw gegevens is:
Villa Pardoes
Postbus 133
5170 AC Kaatsheuvel

Heb je na het lezen van deze privacy verklaring nog vragen of wil je een verzoek doen op één of meerdere van je rechten? Neem dan gerust contact op met onze Privacy Medewerker door een mail te sturen naar info@villapardoes.nl t.a.v. Privacy Medewerker. Deze privacy verklaring is het laatst gewijzigd op 11 februari 2020.